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Il fondo è costituito dai registri delle Cancellerie dello Stato (e di altre magistrature), organizzati in quarantacinque serie, contenenti registrazioni, trascrizioni, regesti di:

- privilegi, patenti, salvacondotti e grazie;

- dispacci reali d'ufficio e ad istanza di parte;

- lettere e ordini reali;

- gride e decreti di governo etc.

Si tratta per lo più di registri copialettere delle cancellerie di governo. Nei registri infatti "venivano ricopiati decreti, privilegi e grazie prima di essere trasmessi al Senato per l'interinazione o agli altri magistrati ed uffici per l'applicazione" (A. Annoni, "Stato di Milano e Lombardia Austriaca", Milano 1966, p. 17, contributo cui si rimanda anche per un esame completo delle fonti relative al Ducato spagnolo-austriaco). Gli uffici e le magistrature che danno il titolo alle diverse serie sono da intendersi, in linea di massima, come destinatari dei decreti del governatore smistati e trasmessi dalle cancellerie.

Per quanto attiene a ciascuna serie, l'indicazione del contenuto è data in base agli strumenti di ricerca esistenti e in seguito a rilevazione effettuata a campione nei depositi.

La documentazione trascritta è in lingua spagnola, italiana e latina.

I registri costituenti l'attuale fondo provengono dagli archivi delle cancellerie di Stato del periodo spagnolo-austriaco, in particolare dalle cancellerie governatorali (cancelleria di Stato e cancelleria di Guerra e cifra) e dalla cancelleria segreta del Gran cancelliere. In seguito alla fusione di tali archivi, avvenuta presso l'Archivio governativo all'epoca della direzione di Luca Peroni (1820 - 1832), i registri non sono più facilmente riconducibili alle singole cancellerie di provenienza.

Durante i lavori di revisione del carteggio, eseguiti negli anni 1932 - 1936 da Guido Manganelli, archivista di Stato, i registri furono disposti "secondo la materia diplomatica degli atti registrati" (GG II 931) e organizzati in ventotto serie.

Trovarono posto fra essi anche i registri del Consiglio segreto (serie XIV) e quelli del Regio economato (serie XXIV). Furono aggiunte inoltre "altre dodici serie di registri del Magistrato ordinario e straordinario, dei Governatori delle piazzeforti, del Castellano di Milano, del Generale dell'artiglieria, del Commissario generale dell'esercito, del Commissario imperiale, dell'Ufficio del soldo e del Corriere maggiore, della Camera dei conti" (GG II 931), giungendo così a costituire quaranta serie.

L'attuale numero complessivo di quarantacinque (quarantaquattro più un "a") deriva dalla distinzione in serie autonome dei registri costituenti la serie XL, mantenuta unica dal Manganelli e così descritta dalla Guida Generale con sottopartizioni. Si tratta di circa settanta registri pertinenti rispettivamente al Magistrato ordinario (serie XL), al Magistrato straordinario (XLI), al Magistrato camerale (XLII), alla Camera dei conti (dispacci, lettere, decreti, XLIII), nonché registri che contengono estratti del carteggio con la Regia corte ed estratti delle lettere governative (XLIV).