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La parte antica del fondo contiene documentazione ripartita nelle seguenti categorie: "Memorie storiche" (1183-1783), "Privilegi, giurisdizioni, magistrature" (1441-1850), "Impiegati, salariati comunali, professionisti, artisti, ragionieri computisti" (1501-1849), "Potenze sovrane e avvenimenti politici" (1398-1849), "Fortificazioni della città" (1552-1849), "Marchesato di Novara, feudi, nobiltà" (1437-1845), "Fidecommessi, primogenitura" (1755-1844), "Contado, dipartimento, provincia" (1504-1844), "Legislazione" (1511-1849), "Instrumenti e atti" (1420-1849), "Ordinati della città" (1501-1849; comprende anche gli ordinati di Pernate per gli anni 1712-1792 e gli ordinati di Ghemme per gli anni 1759-1773), "Patrimonio" (1297-1850), "Beni nazionali" (1800-1840), "Decime" (1748-1855), "Istruzione pubblica" (1526-1850), "Luoghi pii, stabilimenti pubblici di beneficenza" (1479-1850), "Ecclesiastica, chiesa di San Gaudenzio" (1414-1848), "Sanità e igiene pubblica" (1451-1849), "Agricoltura" (1583-1849), "Spettacoli e divertimenti pubblici" (1675-1849), "Opere patrie letterarie e di belle arti" (1730-1849), "Biblioteca e archivio" (1606-1847), "Acque, ponti, porti" (1395-1849), "Strade e contrade" (1476-1849), "Vittuaria" (1466-1850), "Commercio" (1500-1849), "Contabilità" (1533-1850), "Estimo e censo" (1345-1849), "Finanze" (1566-1849), "Milizia urbana e guardia nazionale" (1614-1850), "Caserme, leva, alloggi e somministranze" (1526-1852), "Polizia e sicurezza pubblica" (1583-1849), "Giustizia civile" (1515-1849), "Giustizia punitiva" (1500-1849, contiene carte del podestà e giudice dei malefici), "Stato civile e popolazione" (1723-1849), "Corrispondenza" (1564-1849), "Memoriali, avvisi, manifesti" (1526-1849), "Protocolli" (1801-1849), "Miscellanea" (1538-1777)

L’archivio storico della Città di Novara è suddiviso in tre partizioni, che riproducono diverse fasi dell’ordinamento delle carte, con sovrapposizioni cronologiche: la Parte antica, che conserva documentazione in copia dal XII secolo fino a metà Ottocento, la Parte “moderna”, dal 1847 fino al 1930, infine la cosiddetta Parte III, la cui documentazione riproduce l’ordinamento previsto per gli archivi comunali dalla Circolare Astengo del 1897 e che, pur essendosi sedimentata da questo periodo, comprende carte risalenti al XVIII secolo fino alla metà del XX secolo.  

La documentazione più antica ha però subito diverse vicende distruttive. La più nota è quella relativa al saccheggio, avvenuto il 9 novembre 1356, da parte delle soldatesche del marchese del Monferrato Giovanni II Paleologo, durante il quale sarebbero state distrutte le scritture più antiche della città. Sparizioni di titoli e carte sono però attestati anche successivamente: nel 1686 un monitorio di papa Innocenzo XI venne emanato contro le sottrazioni delle scritture cittadine (Archivio di Stato di Novara, Comune di Novara, Parte antica, b. 497, fasc. 3). Un manifesto dei sindaci della città del 28 febbraio 1687 elencava nel dettaglio la documentazione mancante di cui si attendeva la restituzione (Ivi, fasc. 3 ½).

Al 1752 risale un “Registro delle filze che si ritrovano nelle rispetive casse dell’archivio”, dove sono elencate 103 casse, al cui interno erano descritte le filze con rispettive segnature, formate da una lettera alfabetica e un numero arabo (Ivi, fasc. 13). L’elenco lascerebbe intendere che l’ordinamento per materia seguisse un criterio di tipo topografico: non sempre, però, la documentazione così conservata presentava contenuti omogenei, ragion per cui il Registro doveva costituire, in primo luogo, uno strumento per il ritrovamento delle scritture necessarie al governo della città. Numerosi sono poi altri indici e consegne, redatti nel corso del Settecento, che documentano un crescente interesse per la situazione dell’archivio.  

Un primo riferimento a operazioni di riordino organico dell’archivio si ritrova nel 1827, quando venne stipulato un contratto tra l’Amministrazione comunale e Andrea Violini. Contestualmente la città approvava il “Piano di regolamento per l’archivio della illustrissima città di Novara”; che prevedeva che tutte le carte fossero divise in classi, «giusta l’oggetto cui hanno relazione, e per ordine cronologico»; si ripeteva una tipologia di ordinamento per materie, con classi relative a titoli onorifici e privilegi, atti e provvidenze per le prove di nobiltà, annessioni al consolato e decurionato, capitali, mutui, censi attivi e passivi e gestione patrimoniale. Le classi erano poi fisicamente riportate in cartelle etichettate e numerate. La documentazione non collocabile nelle classi previste era infine inserita in una classe di “Miscellanea”. L’intervento del 1827 prevedeva, inoltre, una gestione di deposito nella fase di passaggio dall’archivio corrente: l’archivista, ricevute le carte utili dell’annata precedente, doveva inserire la documentazione in coda all’ultima cartella della classe di materia.

Detto progetto non è chiaro se fosse stato portato a compimento, ma un secondo incarico affidato, a pochi anni di distanza, lascia comunque intendere che la riorganizzazione dell’archivio non fosse ritenuta un affare concluso. Nel 1834 Salvatore Mazzucchelli di Milano presentò un nuovo progetto di riordino, di cui resta un più ampio schema rispetto al precedente di Violini. Prevedeva un ordinamento per materie disposte in ordine alfabetico: acque, albinaggio, agricoltura, censo, commercio, ecclesiastica, feudi, fondo di religione, giustizia civile, legati, luoghi pii, militare, ponti, potenze sovrane nazionali ed estere, regalie, sanità, spettacoli, strade e ponti, studi, tribunali, vittuaria.

Rimasto ancora inconcluso, il progetto venne infine superato dalla sistemazione, approvata con atto consolare del 23 novembre 1849, conferita dal notaio Augusto Polastri, che individuò 45 articoli, o categorie, entro le quali furono sistemate le carte dell’archivio storico comunale. Le diverse materie erano presentate in ordine di rilevanza: la storia politica, la gestione del patrimonio, le vie di comunicazione, l’estimo, l’ordine pubblico e la giustizia, lo stato civile, la corrispondenza. Polastri intervenne anche nel condizionamento delle unità archivistiche, sistemate in fascicoli all’interno di cartelle numerate. L’incarico fu portato a termine nel 1852. Nel complesso condizionò la documentazione in 1939 cartelle. In accordo a una consolidata tradizione novarese, il notaio descrisse dettagliatamente la documentazione in due volumi, corredati da un repertorio alfabetico delle materie. Per ogni volume furono indicati il numero di cartella, il rispettivo articolo, o “categoria”, la descrizione delle carte o dei fascicoli.

Questa parte dell’archivio storico comunale entrò a far parte del primo nucleo documentario del costituendo Archivio di Stato di Novara, dopo essere stato trasferito dal Museo Civico alla Biblioteca Civica Negroni nel 1934-1936. Nel 1968 l’Amministrazione comunale novarese, conscia della necessità di dare una sistemazione ai propri archivi storici, non soltanto prodotti dall’ente ma anche pervenuti da istituzioni soppresse come l’Intendenza settecentesca, la Prefettura Dipartimentale dell’Agogna, gli archivi dei Contadi di Novara e Vigevano, i fondi delle famiglie Tornielli e Brusati, ne propose il trasferimento all’Amministrazione archivistica. Il 13 gennaio 1969 il Soprintendente archivistico Borsarelli diede parere favorevole al deposito volontario, confermato da approvazione successiva della Giunta del Consiglio Superiore degli Archivi del 1° aprile successivo. Nel 1972 venne completata la consegna all’Archivio di Stato di Novara, ivi compresi gli altri fondi pervenuti nella disponibilità del Comune.

La ricognizione degli archivi da depositare era stata contestualmente affidata all’archivista Maria Giovanna Virgili, che redasse una dettagliata relazione, allegando un censimento degli archivi oggetto della convenzione di deposito. La stessa professionista individuò due partizioni nell’archivio storico comunale: la cosiddetta “Parte antica”, ordinata da Polastri, alla quale furono aggiunte 6 cartelle non descritte nell’inventario del notaio novarese, e una “Parte recente”, detta anche “moderna”, che comprendeva documentazione diversa, in parte sistemata entro categorie, in parte costituita da serie omogenee, contenenti, in linea generale, gli atti politici della città, lo stato civile e l’anagrafe, la contabilità.

L’inventario sommario della Parte antica redatto dalla Virgili riprendeva, sinteticamente, l’inventariazione di Polastri, con il numero di cartella, la consistenza, il contenuto e gli estremi cronologici. Successivamente furono ancora individuate altre cartelle rispetto alla ricognizione della professionista, che portarono alla consistenza complessiva di 1955 unità di condizionamento per la Parte antica del fondo.